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Digitale Systeme aufraeumen - Wie Intranets, Confluence, Jira oder G Suite sauber werden

Kaum hast du mit deinem Team begonnen, eine Software zusammen zu nutzen, quellen auch schon rechts und links die ersten unnötigen Überbleibsel wieder raus. Das sind zum Beispiel doppelte Dokumente oder veraltete und dadurch vielleicht sogar potenziell schädliche Informationen. Man fragt sich schnell, ob diese Redundanz und Obsoleszenz am Ende nicht mehr schaden als nützen. Schließlich soll durch die Nutzung dieser Programme die Komplexität nicht noch weiter erhöht, sondern die Zusammenarbeit einfacher gestaltet werden. Hinzu kommt die Ambiguität solcher Systeme. Es ist ja nie wirklich trennscharf geklärt, was jetzt genau wo hingehört. Was soll im Chat, was per E-Mail, was in Linchpin und was in Jira oder Agile Hive landen? Kann keiner genau sagen. Nervt.

Matthias hatte mich in einer Antwort auf einen Newsletter mal darum gebeten, zu erklären, wie man solche digitalen Systeme aufräumt. Ihm ging es insbesondere um Atlassian Confluence.

Die einfachste Lösung gegen zumüllende Software? Gar nichts tun. Aushalten.

Das, was die meisten Kunden machen, ist: gar nichts. Die Systeme werden einfach immer voller und voller. Und wenn die Software gut ist, dann sorgt sie dafür, dass die Anwender davon wenig bis überhaupt nichts merken. In Gmail ist es schlicht egal, ob man alte E-Mails archiviert, löscht oder in Ordner (Labels) sortiert, weil es bei uns keine Datenmengenbegrenzungen gibt. In Google Drive habe ich schon ein paarmal versucht, händisch aufzuräumen. Es ist absolut hoffnungslos. Viel zu viele Dateien. Das kennt ihr bestimmt auch von euren Shared Drives. Die einfachste Antwort auf die Aufräum-Frage lautet daher aus meiner Sicht: aushalten. 

Redundanz vermeiden, Altes archivieren, Strukturen schaffen, sortieren

Wer trotzdem etwas “Handfestes” will, der kann sich in Confluence schon beim Anlegen von Seiten mit unserem Duplicate Content Defender auf doppelte Titel hinweisen lassen. Der Blueprint Creator sorgt für systematischere Anlage neuer Inhalte. Oder mit der Better Content Archiving App (Marketplace) einfach die ganzen alten Sachen wie mit dem Eisenbesen rauskehren (nach vorherigem Hinweis für die Autoren und mit schlauen Filtern wie “keine Aufrufe” und “keine Bearbeitungen” natürlich). Man kann auch einfach nur den Seitenbaum umsortieren, damit die Eltern-Kind-Beziehung der Seiten stimmt und ein sinnvoller Seitenbaum entsteht (Demo-Video). Wegschaffen kann man in Jira auch mit Archivierungsfunktionen (auch Teil der Data Center - Funktionen) oder Automationen.

Googles Lösung: perfekte Suche und Filter

An der Stelle gefällt mir Google aber am besten. Denn da schaufele ich einfach immer sorglos meine ganzen Daten rein. Inzwischen sind es schon 695 GB: Etwa 74 GB entfallen auf E-Mails, 328 GB auf Dateien und 294 GB auf Fotos und Videos (Screenshot mit Datenverbrauch). Und all diesen Kram (nein, nicht Müll!) habe ich dank der G Suite immer auch im Smartphone dabei und kann in Windeseile mit ein paar Filtern und der Suche die relevanten Bilder, Dokumente oder E-Mails rausfischen. Das kann wirklich nur die Cloud – mein Notebook hat gar keine Speicherkapazität für 700 GB Daten. Aber Vorsicht. Große Datenmengen belasten die Umwelt.

Konkrete Aufgaben für Dein Team

Die folgenden Sachen schlagen wir Euch vor:

Kurzlink zu dieser Seite: https://seibert.biz/digitalesystemesauberhalten

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