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Intranet Buch: Onboarding mit dem intergalaktischen Flugplan

Die hochwertige, wirksame und effiziente Einarbeitung neuer Kollegen ist für viele Unternehmen sehr wichtig – und leider auch über weite Strecken ungelöst. Natürlich gibt es Menschen, die ein Talent für so etwas haben und die sich der Neulinge mit großer Güte und großem Engagement annehmen.

Mein Kollege Torsten, der bei uns hauptamtlich als Entwickler tätig ist, wird von Kollegen gern mal Papa Schlumpf genannt, weil er in seiner Karriere so viel wie wohl niemand sonst für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter getan hat. Er treibt auch unser gemeinnütziges Konzept programmieren.de voran, in dessen Rahmen wir Kinder und Jugendliche in die Grundlagen der Programmierung einführen. Er nimmt außerdem unsere Azubis aus allen Bereichen zur Seite, um gemeinsam mit ihnen zu coden. Er ist ein Entwickler, an dem ein Lehrer verloren gegangen ist. So etwas ist unbezahlbar für ein Unternehmen. Aber leider ist das weder systematisch herstellbar, noch skaliert es. Auch Torsten ist mal im Urlaub, krank und/oder mit Projektarbeit ausgelastet.

Deshalb ist es womöglich eine gute Idee, wenn wir mal darüber nachdenken, wie wir ein Intranet nutzen können, um Papa Schlumpf nachzueifern und um vielleicht einige Aspekte seiner Betreuungsarbeit digital abzubilden. 

Orientierungshilfen für Neueinsteiger sind etwas, das unser Intranet recht erfolgreich anbietet. Bezogen auf die vielen unterschiedlichen Spezialsysteme sind das drei Dinge:

Bei uns gibt es für jeden Neuling einen sogenannten intergalaktischen Flugplan. Gucken Sie mal:

Beispiel eines Flugplans für das Onboarding meines Kollegen Björn. Quelldatei: https://seibert.biz/onboardingflugplan

Dieser intergalaktische Flugplan zur Einarbeitung ist eigentlich nicht viel mehr als eine simple Checkliste im Intranet, die wir grafisch etwas aufgepeppt haben. Finden Sie cool? Die Vorlage ist quelloffen. Sie können sie kostenfrei in Ihrem Unternehmen verwenden. Sekunde, ich schicke Ihnen den Link in Telegram rüber: https://seibert.biz/intergalaktischerflugplan

Diese Checkliste ist in die folgenden Bereiche und Aufgaben unterteilt.

Unsere Onboarding-Checklisten

Erste Woche:

Den einzelnen Aufgaben ist jeweils eine bestimmte Anzahl Sterne zugewiesen – je nachdem, mit wie viel Aufwand etwas verbunden ist oder wie wichtig der Punkt im Onboarding-Prozess ist. Viele Elemente haben Links auf weiterführende Seiten mit Infos und Anmeldemöglichkeiten sowie Ansprechpartnern im Intranet. Grundsätzlich gilt auch hier: Jeder kann Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Als unternehmungslustiger Kollege sollten Sie allerdings darauf gefasst sein, dass ziemlich viele Mitarbeiter das Vorlagendokument beobachten und wissen, dass Ihre Änderungen direkt für künftige Kollegen relevant werden. Da können Sie nicht einfach irgendeinen Quatsch eintragen, ohne dass Sie eine Breitseite an Kritik als Quittung bekommen. Viele Unternehmen haben Angst davor, dass so ein wichtiges Vorlagendokument allen Intranet-Nutzern zur Bearbeitung zugänglich ist. Noch mehr Angst haben jedoch die Mitarbeiter selbst: Sie werden wirklich nur Anpassungen vornehmen, die gut begründet sind. Das Problem ist nicht das Recht zur Änderung, sondern das Zutrauen, dass die eigene Änderung werthaltig genug ist.

Wir arbeiten schon seit mehreren Jahren an der Vorlage und haben bereits Hunderte kleiner Iterationen durchlaufen. Auch wenn die Details dieses Flugplans für die Überlegungen zu Ihrem Intranet-Projekt wohl etwas zu weit führen, können Sie an der einen oder anderen Stelle ja vielleicht als Inspiration dienen. Hier sind die weiteren Aufgabenlisten:

Organisatorisches:

Mentorenprogramm:

Organisiere zusammen mit deinem Lotsen deine Feedbackgespräche bis zum Ende der Probezeit:

Soziales:

Schulungen und Veranstaltungen:

Agile Org:

Rein technisch wäre es natürlich ein Leichtes, einen solchen Flugplan auch mit einer Personalisierung zu versehen, sodass zum Beispiel je nach Abteilungszugehörigkeit oder Rolle zusätzliche Bereiche eingeblendet werden können. Das haben wir intern schon mal andiskutiert, erreichen aber erst jetzt langsam eine Unternehmensgröße, bei der sich das lohnen würde. Für einige unserer Kunden ist das schon diskutiert und meines Wissens auch umgesetzt worden. Machbar ist es jedenfalls recht einfach.

Warum Onboarding-Checklisten sinnvoll sind

Die Vorteile solcher Checklisten im Intranet leuchten den meisten unserer Kunden direkt ein. Die Transparenz darüber, wer mit der Einarbeitung gerade wie weit ist, motiviert die Mitarbeiter intrinsisch, die Liste tatsächlich zu bearbeiten. Der Fortschritt wird darüber hinaus während der Probezeit bei uns auch mit dem zugewiesenen Lotsen abgestimmt. Die Bearbeitung selbst ist freiwillig. Wir schreiben niemandem vor, was er erledigen muss. Nicht optional ist hingegen, sich überhaupt mit der Checkliste zu beschäftigen. Wer damit gar nicht arbeitet, wird erst freundlich, dann bestimmt darauf hingewiesen. Aber es gibt keine einzelnen Pflichtelemente und auch kein “Mindestvolumen”. Es ist eher eine Abwägung des Lotsen, der prüft, ob der Mitarbeiter sich gut einarbeitet. Und das geht natürlich auch abseits der Checkliste.

Ein großer Vorteil der Checkliste besteht darin, dass sie einfach zu bearbeiten und eigenständig zu erledigen ist. Statt die Personalabteilung mit diesen Administrationsaufgaben zu beschäftigen, wird die Arbeit komplett auf den Mitarbeiter selbst verlagert. Und das funktioniert bei uns sehr gut. Über die Sterne erhalten die Kollegen einen Eindruck, wie weit sie schon vorangeschritten sind, und in der Übersicht gibt es auch einen aktuellen Schnappschuss, der zeigt, wie es im Vergleich zu anderen Newbies aussieht. Wir bilden dabei bewusst keine Ranglisten. Es geht uns nicht darum, dass einzelne Mitarbeiter besonders viele Sterne sammeln. Es soll eher eine Art Benchmarking sein. Die Kollegin, die am selben Tag angefangen hat wie ich: Wie viele Sterne hat die schon? Wie stehe ich im Vergleich zu den anderen Kollegen da?

Für mich als Gesellschafter hat der intergalaktische Flugplan den Vorteil, dass die neuen Mitarbeiter sich fast alle eigenständig bei mir melden, um über Marketing und Vertrieb zu sprechen. Das ist für mich eine gute Gelegenheit, etwas über unserer Kultur zu erzählen und die Leute noch besser kennenzulernen.

Und das Ganze ist aus Sicht unserer Organisation so wunderbar einfach. Für jeden neuen Mitarbeiter kopieren wir einfach die Vorlage und personalisieren die Intranet-Seite mit dem Namen. Anschließend liegt der Druck der Transparenz auf ihm. Will ich mich mit meiner Einarbeitung beschäftigen? Wie schnell? Und wie viel Zeit investiere ich? All das ist bei uns selbst organisiert und muss nicht von irgendwem zentral geprüft und koordiniert werden. Es ist auch keine lästige administrative Aufgabe, weil das entsprechende Drumherum tatsächlich gering ausfällt.

Und es entsteht noch ein weiterer Vorteil. Gerade in anspruchsvollen Rollen mit viel Komplexität müssen Mitarbeiter fachlich ziemlich viel lernen und auch Erfahrung sammeln. Es dauert nicht selten ein paar Monate, bis sie vollkommen eigenständig an Aufgaben arbeiten können. Das bedeutet, dass sie ihr Team zu Beginn noch nicht besonders produktiv unterstützen können. Der intergalaktische Flugplan hilft ihnen jedoch dabei, sich sinnvoll selbst zu beschäftigen, wenn das Team gerade keine Zeit und Ressourcen in die Einarbeitung investieren kann. Und machen wir uns nichts vor: Das kommt immer wieder mal vor. Unsere neuen Mitarbeiter sind beschäftigt. Das ist gut für unser Unternehmen. Viele unserer Kunden lieben die Idee und adaptieren sie. Deshalb haben wir den Code für die Umsetzung auf vielfache Nachfrage auch öffentlich gemacht.

Autarke Früheinarbeitung – schon früher loslegen

Bei unserem Partnerunternehmen Atlassian bekamen 2014 alle neuen Mitarbeiter zum Start des Jobs erst einmal vierzehn Tage Urlaub. “Start fresh” nannte das Unternehmen das. Ich war beeindruckt! So ausgeruht und mit einem klaren Kopf startet es sich auch viel besser, oder?

Ich weiß nicht, ob Atlassian das heute immer noch macht, aber wir haben das Verfahren nicht übernommen. Viele unserer Ideen der internen Organisation sind von Atlassian entlehnt. Diese nicht. Wir machen quasi genau das Gegenteil. Natürlich ist es – wie eigentlich alles bei uns – nicht verpflichtend. Und wir geben uns große Mühe, damit unsere Mitarbeiter wirklich verstehen, dass die autarke Früheinarbeitung ein Angebot für Interessierte und kein gruppendynamischer Zwang oder keine Erwartungshaltung ist.

Als autarke Früheinarbeitung bezeichnen wir die Möglichkeit, sich selbstständig mit unserem Unternehmen zu beschäftigen und sich zumindest virtuell in unserer Organisation aufzuhalten. Ganz konkret erhalten Kollegen, die nach der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags an dem Angebot interessiert sind, von uns schon vor dem ersten richtigen Arbeitstag einen Zugang zu unseren Online-Systemen, ein Notebook und (in einigen Fällen) ein Smartphone.

Mit diesem Zugang und den Geräten können sie sich autonom und früh selbst einarbeiten. Seitens unserer Personalabteilung gibt es in dieser Phase keine Betreuung. Eine autarke Früheinarbeitung erfordert immer die Zustimmung und Betreuung des Teams, in dem der neue Mitarbeiter starten wird, denn irgendwer muss ja auch Fragen beantworten und dem Kollegen das Gefühl geben, willkommen zu sein und Antworten zu erhalten.

Das Konzept ist erst wenige Monate alt und daher kann ich noch keine verlässlichen Aussagen treffen. Immerhin sehe ich, dass die Leute es intensiv wahrnehmen. Etwa 60 Prozent unserer neuen Mitarbeiter nutzen es. Wir beobachten aktuell sehr genau, ob diese Kollegen sich möglicherweise implizit dazu gezwungen sehen, sich schon vor Dienstantritt einzuarbeiten. Allerdings geben die Gespräche, an denen ich teilweise auch selbst teilgenommen habe, zu dieser Vermutung wohl keinen Anlass. Ganz im Gegenteil: Es scheint ein großes Bedürfnis zu geben, schon vorab im Intranet herumstöbern, Neuigkeiten lesen und die Aktivitäten und Diskussionen in den Gruppenchats mitlesen zu dürfen.

Die sich früh einarbeitenden künftigen Kollegen sind bisher immer sehr zurückhaltend und für andere mehr oder weniger unsichtbar geblieben. Sie haben sich nicht an den bei uns üblichen Diskussionen im digitalen Raum beteiligt und selbst nichts gepostet. Sie bearbeiten nicht etwa vorab schon ihren digitalen Flugplan. Es ist eher ein Beobachten, Ertasten und Erleben unserer Kultur. Die Rückmeldungen zu diesem Ansatz waren bisher überwältigend positiv, und es hat mich überrascht, wie viel Wissen die Leute schon vor ihrem Arbeitsbeginn aufgesogen hatten.

Ich verstehe Ihre Bedenken. Es handelt sich zugegebenermaßen um ein recht spezielles Konzept, das in Konzernen wohl nicht so einfach umsetzbar ist. Wir haben lange mit unserem Steuerberater und unserem Justitiar gesprochen, um dafür zu sorgen, dass das rechtssicher und auch steuerrechtlich unproblematisch ist. In einem Großunternehmen mit seiner Compliance dürften die Hürden jedoch deutlich höher liegen.

Wie dem auch sei: Ich finde das Thema für unsere Diskussion deshalb so spannend, weil die Möglichkeit einer autarken Früheinarbeitung erst durch ein modernes und stark frequentiertes Intranet entsteht. Das Level an digitaler Zusammenarbeit muss hoch sein, damit Sie mit einem Login, einem Rechner und einem Smartphone in der Lage sind, zu erleben, wie die Zusammenarbeit in einem Team funktioniert.

Nur wenn Transparenz tatsächlich gelebt wird und Mitarbeiter Neuem gegenüber offen sind, gelingt es, zu diesem Zeitpunkt noch fremde Menschen zumindest digital in ein Team zu integrieren und die Einarbeitung ab dem ersten offiziellen Arbeitstag deutlich schneller und effektiver ablaufen zu lassen.

Bei alldem besteht freilich die Gefahr, dass Mitarbeiter in einer solchen Phase unbetreut ins kalte Wasser eintauchen und den Job und die Rolle total doof finden, bevor es überhaupt richtig losgeht. Gerade wenn die Unternehmenskultur nicht so prall ist, ist bei solchen Instrumenten vermutlich Vorsicht geboten.

Die Erkenntnis, dass das bei uns gut funktioniert, macht mich ein bisschen stolz. Sehen Sie’s mir nach, falls ich gerade etwas prahlerisch rüberkomme. Es geht mir nicht darum, zur Schau zu stellen, wie schön unsere Kultur ist. Die digitalen Grundlagen und ihre Vorteile, die sich hier manifestieren, sind mir wichtig.

Selbst wenn die autarke Früheinarbeitung kein Konzept für Ihr Unternehmen ist – die Vorteile eines modernen, gut angenommenen Intranets werden in Ihrer Organisation auch so zum Tragen kommen.

Das Social Intranet

Zusammenarbeit fördern und Kommunikation stärken. Mit Intranets in Unternehmen mobil und in der Cloud wirksam sein.

Virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen: Social Intranets als digitale Heimat 

Nie zuvor wurde die Unternehmenswelt so sehr von Cloud-Software und Spezialanbietern überrannt wie jetzt. Es gibt so viel Software, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für die Zukunft von Unternehmen, einen Ort der digitalen Zusammenkunft zu haben. Einen verlässlichen Heimathafen, sinnvoll vernetzt mit den zahlreichen anderen Systemen. Eine Möglichkeit, sich einfach und schnell zu orientieren, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.
Dieses Buch verrät Ihnen aus langjähriger Erfahrung heraus, wie das heute schon geht und welchen vermeintlichen Trends Sie lieber nicht folgen sollten.

Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


Kostenfrei für Interessenten

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Kurzlink zu dieser Seite: https://seibert.biz/intranetbuchonboarding

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