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Intranet Buch: Wie ich E-Mails nutze und vermeide

Eigentlich will ich meine Mails natürlich ganz weg und erledigt haben. Da arbeite ich recht strikt nach Getting Things Done (GTD) von David Allen (siehe “Literaturempfehlungen”). Kann ich diese E-Mail in zwei Minuten vollständig abschließen? Dann mache ich es gleich. Ansonsten wandern die Nachrichten in meine Aufgabensysteme. Ich habe tatsächlich zwei unterschiedliche Lösungen: ein privates und unser zentrales Jira-System, in dem alle Aufgaben unserer Mitarbeiter landen.

Mit Mails beschäftige ich mich aktuell vier- bis fünfmal pro Tag und versuche dabei, sie immer komplett zu erledigen. Verschieben zählt bei diesen schnellen Durchläufen auch. Schließlich will ich dabei nur sicherstellen, dass nichts explodiert. Ich glaube, dass man mit mehr Disziplin auch mit ein- bis zweimal Mails-Checken pro Tag auskommt. Aber dafür ist meine Neugierde aktuell noch zu groß.

Wichtig ist mir an dieser Stelle noch mal: Die E-Mail ist kein Arbeitsmedium. E-Mails haben keinen großen Wert. Sie informieren mich nur. Ich erhalte die allermeisten Mails eh aus unserem Linchpin-Intranet (Confluence-Basis) oder aus Agile Hive (Jira-Basis) – also von Systemen, nicht von Menschen. Ich schreibe so gut wie nie selbst E-Mails. Wenn ich doch mal Mails schreibe, sind es Antworten an Leute, mit denen ich bisher kein gemeinsames Zusammenarbeitssystem nutze. Ich kann ja nicht einfach jeden Interessenten direkt in unser Extranet scheuchen und ihm sagen, dass wir uns jetzt dort abstimmen. Ich kann auch nicht einfach jemanden X-Beliebigen über den Telegram-Messenger anschreiben, den ich heiß und innig liebe. Dafür sind Abstimmungs- und Vereinbarungsprozesse erforderlich. Die andere Person muss das natürlich ebenfalls wollen.

Kurzlink zu dieser Seite: https://seibert.biz/intranetbuchemails

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