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Intranet Buch: Wie ich mich organisiere und mit dem Intranet interagiere

Ein Blick in meinen Arbeitsalltag: Welche Anwendungen nutze ich für welche Aufgaben und wie greifen sie ineinander? 

Wir haben uns ja hier getroffen, um über ein Verständnis für Abläufe, über Organisation von Teams und über Anforderungen an Software zu diskutieren, richtig? Wenn es darum geht, wie ich mich selbst organisiere und mit dem Intranet interagiere, komme ich nicht daran vorbei, Produktnamen zu nennen. 

Wenn wir uns in ein paar Monaten wieder unterhalten, ist es allerdings nicht unwahrscheinlich, dass sich meine persönliche Produktzusammenstellung bereits geändert hat. Trotzdem hilft es, mal ganz konkret zu werden. Ich werde mich aber auf die Abläufe konzentrieren. 

Vorab sei gesagt, dass ich im Unternehmen eine kommunikative und verwaltende Rolle einnehme. Manche der New Worker würden mich vermutlich als einen dieser überflüssigen Manager ansehen. Wer mir günstiger gesinnt ist, bezeichnet mich vielleicht als “Servant Leader”. Jedenfalls bin ich so ein BWLer, der über Geschäftsmodelle, Neukundenakquise, Marketing, Vertrieb und alle möglichen Formen der Zusammenarbeit in unserem Unternehmen nachdenkt. Die Gemengelage aus Anforderungen, Kommunikation und Verwaltung, die ich im Tagesgeschäft vorfinde, dürfte keineswegs selten sein.

Los geht der Tag mit einem Weckerklingeln. Ich bin ziemlich stolz darauf, dass ich es geschafft habe, das Handy aus dem Schlafzimmer zu verbannen. Also begebe ich mich nach dem Aufstehen direkt ins Arbeitszimmer und nehme das Smartphone von der Ladestation. Morgens sogleich mein Handy auf neue Informationen und Nachrichten zu checken, ist für mich relevant, weil wir Mitarbeiter, Partner und Kunden in den USA und über die Welt verteilt haben. Wenn ich schlafe, arbeiten diese Leute teilweise noch. Einen großen Teil meiner Ausgeglichenheit für den Tag beziehe ich dann aus der Gewissheit: Es ist nichts explodiert. Es brennt nichts. Es droht kein Unglück.

Um es offen zu sagen: Ich erinnere mich an keinen einzigen Fall, an dem über Nacht etwas so abgefackelt wäre, dass ich morgens aufgesprungen wäre und alles stehen und liegen gelassen hätte, um beim Löschen zu helfen. In zwanzig Jahren gab es vielleicht eine Handvoll Situationen, in denen mir wirklich mulmig wurde. Aber das waren retrospektiv betrachtet bestenfalls Schwelbrände. Und meine Beiträge waren in der Regel auch marginal. Es gibt bei uns ja Teams, die sich rund um die Uhr kümmern. Für alle Notfälle gibt es einen Zuständigen und einen Ablauf.

Trotzdem sehe ich morgens nach dem Rechten. Das mache ich, seit ich mich mit siebzehn Jahren selbstständig gemacht habe. Früher habe ich eben nicht aufs Smartphone geschaut, sondern mich vor den Computer gesetzt, um meine Mails durchzusehen. Das war auch kein großer Unterschied – nur dass von außen expliziter sichtbar ist, was man tut, weil man eben direkt an einem Rechner sitzt.

Es gibt also in aller Regel keinen Notfall. Spätestens nach zehn Minuten ist alles einmal durchgesehen und verschoben. Seit ein, zwei Jahren erlauben es die Programme, E-Mails einfach auf später zu verlegen. Anfangs wirkt das wie eine Aufschieberitis-Fördermaßnahme, ist für mich aber inzwischen sehr hilfreich, um Aufgaben zu priorisieren und zu planen. 

Wie ich E-Mails nutze und vermeide

Eigentlich will ich meine Mails natürlich ganz weg und erledigt haben. Da arbeite ich recht strikt nach Getting Things Done (GTD) von David Allen (siehe “Literaturempfehlungen”). Kann ich diese E-Mail in zwei Minuten vollständig abschließen? Dann mache ich es gleich. Ansonsten wandern die Nachrichten in meine Aufgabensysteme. Ich habe tatsächlich zwei unterschiedliche Lösungen: ein privates und unser zentrales Jira-System, in dem alle Aufgaben unserer Mitarbeiter landen.

Mit Mails beschäftige ich mich aktuell vier- bis fünfmal pro Tag und versuche dabei, sie immer komplett zu erledigen. Verschieben zählt bei diesen schnellen Durchläufen auch. Schließlich will ich dabei nur sicherstellen, dass nichts explodiert. Ich glaube, dass man mit mehr Disziplin auch mit ein- bis zweimal Mails-Checken pro Tag auskommt. Aber dafür ist meine Neugierde aktuell noch zu groß.

Wichtig ist mir an dieser Stelle noch mal: Die E-Mail ist kein Arbeitsmedium. E-Mails haben keinen großen Wert. Sie informieren mich nur. Ich erhalte die allermeisten Mails eh aus unserem Linchpin-Intranet (Confluence-Basis) oder aus Agile Hive (Jira-Basis) – also von Systemen, nicht von Menschen. Ich schreibe so gut wie nie selbst E-Mails. Wenn ich doch mal Mails schreibe, sind es Antworten an Leute, mit denen ich bisher kein gemeinsames Zusammenarbeitssystem nutze. Ich kann ja nicht einfach jeden Interessenten direkt in unser Extranet scheuchen und ihm sagen, dass wir uns jetzt dort abstimmen. Ich kann auch nicht einfach jemanden X-Beliebigen über den Telegram-Messenger anschreiben, den ich heiß und innig liebe. Dafür sind Abstimmungs- und Vereinbarungsprozesse erforderlich. Die andere Person muss das natürlich ebenfalls wollen.

Interne Nachrichten: Wie ich digital auf dem Laufenden bleibe und Präsenz zeige

Zu meiner Routine gehört, die internen Nachrichten des Unternehmens zu lesen, sobald ich am Desktop-Rechner im Büro bin. Das sind unser Microblog (so etwas wie ein internes Facebook) mit kurzen und schnellen, oft auch lustigen Inhalten und unser News-Bereich im Intranet, in dem jeder im Unternehmen etwas “verkünden” kann. Das ist quasi die offizielle Postille in unserer Organisation. Wer im Intranet einen Blogbeitrag schreibt, hat etwas zu berichten, das alle oder jedenfalls sehr viele Kollegen tangiert oder interessiert. Das ist hochrelevant und wird nahezu von allen gelesen.

Über die Funktion dieser Inhalte oder Nachrichten “für alle” sollten wir uns nachher noch ein bisschen ausführlicher unterhalten. Gerade in großen Unternehmen ermöglicht eine personalisierte Ausstrahlung, dass jeder gezielt diejenigen Leute erreichen kann, die er oder sie erreichen will. Wenn die Toilette im dritten Stockwerk defekt ist, ist das für die Betroffenen auf dieser Etage eindeutig relevant – für alle anderen jedoch gar nicht.

Ich lese also die internen Nachrichten und kurzen Updates. Oft verbringe ich damit auch mal zwanzig oder dreißig Minuten, weil ich sie kommentiere und mit Gefällt-mir-Markierungen versehe. Mir ist es als Führungskraft wichtig, dass ich Präsenz in unseren internen Systemen zeige. Ich glaube, dass mehr Oberfläche zur Reibung in digitalen Systemen für mich den Vorteil hat, dass ich über meine physische Zeit im Büro besser selbst verfügen kann. Wenn ich digital nicht so gut erreichbar wäre, würden vermutlich viel mehr Fragen analog und persönlich an mich herangetragen werden.

Ich bin ein großer Verfechter persönlicher Absprachen. Sie sind intensiver, verlässlicher, reichhaltiger und bieten einfach eine höherwertige Möglichkeit, über Aufgaben, über Pläne oder auch über Schlamassel zu sprechen. Unglücklicherweise ist die Zeit, die für synchrone Kommunikation zur Verfügung steht, stark begrenzt. Deshalb versuche ich es meist zunächst auf digitalem Wege. Und die wertvolle Zeit für die persönliche Abstimmung nutze ich dann für die Fälle, in denen es digital nicht klappt.

Sie haben das bestimmt auch schon erlebt: Man schreibt aneinander vorbei. Die Situation ist vertrackt, scheint fast unlösbar zu sein. Die Emotionen kochen hoch. Und kaum steht man sich Angesicht zu Angesicht gegenüber, ist ohne große Aufgeregtheit innerhalb von wenigen Minuten und ganz ruhig eine Lösung gefunden. Da fragt man sich oft: Warum überhaupt noch über diese ganzen digitalen Werkzeuge kommunizieren? Mit persönlicher Abstimmung geht doch alles viel besser!

Das Problem ist aber, dass man in einem modernen Unternehmen, das Freiheiten bietet, auch mal tagsüber mit den Kindern unterwegs sein oder etwas Privates erledigen kann und die Stunden dafür am Abend oder am Wochenende nachholt. Und anders als die Möglichkeit zur persönlichen Abstimmung besteht die Option der digitalen, asynchronen Kommunikation halt jederzeit. Die Nachrichten warten einfach auf die Adressaten. Und wer mit Leuten auf einem anderen Kontinent und in anderen Zeitzonen zusammenarbeitet, weiß, dass persönliche Kommunikation nun mal nicht immer möglich ist.

Ich schreibe und kommentiere also selbst viel. So wissen die Kollegen, dass ich mitlese und “da bin”. Das funktioniert auch gut. Es kommt fast nie vor, dass Mitarbeiter zu mir kommen und mir etwas präsentieren wollen, um sich auf die Schulter klopfen zu lassen. Und auch bei anderen Führungskräften erlebe ich das kaum. Denn bei uns kann jeder seine Arbeitsergebnisse stolz digital präsentieren und erhält dann Rückmeldungen. Aufgrund der digitalen Distanz geht dabei immer wieder auch kritisches Feedback ein, doch das macht die positiven Rückmeldungen umso authentischer und wertvoller.

Das Social Intranet

Zusammenarbeit fördern und Kommunikation stärken. Mit Intranets in Unternehmen mobil und in der Cloud wirksam sein.

Virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen: Social Intranets als digitale Heimat 

Nie zuvor wurde die Unternehmenswelt so sehr von Cloud-Software und Spezialanbietern überrannt wie jetzt. Es gibt so viel Software, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für die Zukunft von Unternehmen, einen Ort der digitalen Zusammenkunft zu haben. Einen verlässlichen Heimathafen, sinnvoll vernetzt mit den zahlreichen anderen Systemen. Eine Möglichkeit, sich einfach und schnell zu orientieren, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.
Dieses Buch verrät Ihnen aus langjähriger Erfahrung heraus, wie das heute schon geht und welchen vermeintlichen Trends Sie lieber nicht folgen sollten.

Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


Kostenfrei für Interessenten

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Kurzlink zu dieser Seite: https://seibert.biz/intranetbuchemails

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