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ROI eines Wikis bei Migration von einem Bestandssystem zu Confluence

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Probleme mit nicht erfolgreichen und schwachen Wikis und Kollaborationslösungen

Wenn Sie heute bereits ein Wiki (wie TWiki, Foswiki, DokuWiki, MoinMoin, JSPWiki, MindTouch, Sharepoint Wiki, Pbwiki, SamePage, TracWiki oder TikiWiki) einsetzen, stoßen Sie häufig auf Probleme, die diesen Systemen immanent sind:

Haben Sie überhaupt eine erfolgreiche Kollaborationslösung / Wiki?

Grundsätzlich sollten Sie Ihr Bestandssystem ansehen und prüfen, ob Sie wirklich schon ein substanzielles Grundsystem haben. Wenn das nicht der Fall ist oder das System immer noch politisch sehr schwach ist, sollten Sie die hier beschriebene ROI-Berechnung eines Wikis zu Rate ziehen. Hier sind ein paar Heuristiken, die Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, ob Sie überhaupt ein relevantes Bestandssystem haben:

Wenn Sie von den oben stehenden Punkten alle oder die meisten mit "Ja" beantworten können, sollten Sie sich ernsthaft Gedanken darüber machen, wie Sie mit dem Bestandssystem umgehen, wenn Sie zum Beispiel auf Confluence wechseln. Wenn die meisten der Punkte nicht oder eher nicht zutreffen, ist es zumindest eine ernstzunehmende Option, die Existenz des Bestandssystems nur nebenläufig zu betrachten.

ROI-Berechnung bei einem Bestandssystem (Beispiel mit 100 Mitarbeitern)

Annahmen:

Beschreibung Annahme über Ersparnis Kalkulation Gesamtersparnis
Redundanzen vermeiden einmal pro Woche 0,5 Stunden pro Mitarbeiter ==> 100 Mitarbeiter * 0,5 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen pro Jahr = 91 TEUR im Jahr
Produktiver werden durch weniger suchen pro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==> 100 Mitarbeiter * 0,25 Stunden *35 Euro *52 Wochen pro Jahr = 45,5 TEUR im Jahr
Mehr Zufriedenheit durch bessere Information 1 Krankheitstag in 2 Jahren weniger ==> 100 Mitarbeiter * 8 Stunden * 35 Euro geteilt durch 2 Jahre  = 14 TEUR im Jahr
Bessere Meetings - etwas weniger, etwas kürzer, Agenda und Protokolle immer zugänglich pro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==> 100 Mitarbeiter * 0,25 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen pro Jahr = 45,5 TEUR im Jahr
Etwas weniger E-Mails pro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==> 100 Mitarbeiter *0,25 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen im Jahr = 45,5 TEUR im Jahr)
Dokumentation von Unternehmenswissen verhindert Verlust von Vermögenswerten bei Mitarbeiterverlust (Wechsel, Ruhestand, Tod) Ein Jahresgehalt in 10 Jahren ==> 4,5 TEUR * 10 Jahre / 10 = 4,5 TEUR im Jahr
==> Kalkulatorische Summe (bei Wechsel von Open-Source-System)

= 246 TEUR TOTAL im Jahr

Kosten einsparen (Confluence spart zwischen 8 und 30 TEUR an Software-Lizenzkosten zu z.B. SharePoint. Gilt nicht beim Wechsel von Open Source-Systemen)




Sicherheit verhindert Datengaus ==> nicht quantifizierbar, aber auch unschätzbar wichtig




Transparenz verhindert Korruption ==> nicht quantifizierbar, aber auch unschätzbar wichtig (Das hat nichts mit Vertrauen zu tun.)





Schwächen in der Berechnung bzw. Anpassungsbedarfe

Haben Sie andere Punkte, die Berücksichtigung finden sollten? Sprechen Sie mit uns darüber.

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